119602, г. Москва, Муниципальный округ Тропарёво-Никулино, ул. Тропарёвская, д. 4, стр. 1, помещение 6А/2

Главная
→
Кейсы
→
Транспорт
→
Успешное внедрение 1С:Управление холдингом в Железнодорожной компании

Скачать кейс в PDF

Современное казначейство для железнодорожной отрасли: от данных к решениям с помощью 1С: Управление холдингом

Генеральный директор

Илья Шихов

Кейс подготовили

Общая информация

Заказчик — централизованный транспортно-логистический комплекс федерального уровня, играющий ключевую роль в обеспечении устойчивого развития страны. Компания выступает системообразующим элементом единого экономического пространства России, обеспечивая непрерывное функционирование промышленных предприятий и предоставляя надежные и доступные перевозки для миллионов пассажиров.

В 2018 году для повышения эффективности управления ликвидностью дочерних обществ, филиалов и департаментов компании требовался ежедневный актуальный прогноз движения денежных средств, формируемый в формате Единого платежного календаря (ЕПК).

Цели и задачи проекта автоматизации

Целью автоматизации процесса оптимизации операционной модели корпоративных финансов и казначейства Холдинга является повышение эффективности выполнения функций корпоративных финансов и казначейства, в том числе:

Контрольная среда

Создание единой контрольной среды для целей повышения безопасности управления денежными средствами Холдинга
Оптимизация процессов

Снижение трудоемкости и ускорение бизнес-процессов
Минимизация ошибок

Минимизация ошибок за счет человеческого фактора при выполнении бизнес-процессов
Управленческие решения

Принятие обоснованных и своевременных управленческих решений на основании результатов бизнес-процессов
Эффективность размещения

Повышение эффективности размещения ВСДС за счет оптимизации сроков и объемов
Снижение расходов

Снижение расходов на привлечение ДС
Синхронизация и контроль
- Синхронизация внутригрупповых платежей
- Повышение контроля над движениями денежных средств по инвестиционной деятельности
Качество отчетности
- Повышение качества и достоверности отчетности для принятия управленческих решений
- Снижение трудоемкости и сроков подготовки аналитической отчетности
- Стандартизация бизнес-процессов на уровне Холдинга

Выявленные и управляемые риски

Сопротивление изменениям

Последствия: сотрудники филиалов и ДЗО могут отказываться переходить на новые процессы, продолжая использовать устаревшие методы.
Последствия: низкое качество данных, отсутствие эффекта от внедрения, нарушение сроков.
Способы управления:

Предотвращение: раннее вовлечение пользователей; проведение обучения и привлечение руководителей.
Снижение: разработка мотивирующей системы KPI по качеству данных
Мониторинг: регулярный контроль активности пользователей
Реагирование: адресная работа с подразделениями-нарушителями, корректирующие действия, доп. обучение

Недостаточная квалификация персонала

Последствия: ошибки ввода данных, снижение точности прогноза ДДС.
Способы управления:

Предотвращение: создание обязательных программ обучения и сертификации
Снижение: создание интерактивных инструкций в системе, подсказок, автоматических проверок корректности данных
Мониторинг: анализ частоты ошибок и обращений в сервис-деск
Реагирование: проведение дополнительных тренингов, корректировка методик

Несогласованность действий подразделений

Последствия: задержки в обмене данными, усиление разночтений в методиках.
Способы управления:

Предотвращение: согласование единых регламентов и SLA между подразделениями
Снижение: внедрение автоматизации маршрутов согласования
Мониторинг: еженедельные отчёты по срокам предоставления данных
Реагирование: временное усиление координации, эскалация ответственным директорам

Некачественные исходные данные

Последствия: искажённый прогноз ДДС
Способы управления:

Предотвращение: унификация методологии формирования данных; разработка обязательных форматов и структур
Снижение: системы проверки и валидации данных при вводе; автоматическое выявление аномалий
Мониторинг: регулярный аудит качества данных
Реагирование: корректировка данных, привлечение ответственных лиц

Несвоевременная загрузка данных

Последствия: риск нарушения платежной дисциплины.
Способы управления:

Предотвращение: строгие графики предоставления данных, автоматизированные интеграции
Снижение: напоминания, автоматические уведомления об отклонениях от графика
Мониторинг: ежедневный контроль заполнения календаря
Реагирование: оперативное перераспределение задач

Недоступность ИТ-систем

Последствия: задержки в платежах.
Способы управления:

Предотвращение: кластерная архитектура, резервирование серверов
Снижение: автоматические бэкапы, переход на отказоустойчивые решения БД
Мониторинг: круглосуточный мониторинг ИТ-сервисов
Реагирование: аварийные сценарии восстановления, переключение на резервные мощности

Интеграционные риски

Последствия: невозможность формировать ежедневный прогноз
Способы управления:

Предотвращение: тестирование интеграций, использование стандартных шина данных
Снижение: автоматическое логирование ошибок и повторная отправка сообщений
Мониторинг: контроль очередей обмена, регулярные тесты каналов
Реагирование: оперативное устранение разрывов связи

Несоответствие нормативам

Способы управления:

Предотвращение: аудит требований законодательства и стандартов Компании
Снижение: консультации с юристами и службой безопасности
Мониторинг: периодическая ревизия регламентов
Реагирование: внесение коррекций в техническую документацию

Риски информационной безопасности

Способы управления:

Предотвращение: использование сертифицированных средств защиты, шифрование канала
Снижение: разграничение прав доступа, доменная авторизация
Мониторинг: журналы событий безопасности
Реагирование: расследование инцидентов, блокировка нарушителей

Задержки в принятии решений

Способы управления:

Предотвращение: создание проектного комитета с фиксированной периодичностью
Снижение: преднастроенные регламенты согласования
Мониторинг: контроль стадийных ворот ("stage gate")
Реагирование: эскалация на уровень топ-менеджмента

Функциональные возможности системы

Безопасность и доступ
- Наличие двух уровней разграничения прав доступа: аутентификация и ограничение доступа на уровне данных
- Обеспечение одновременной работы в системе до 500 пользователей
Надежность данных
- Резервирование данных всех компонентов системы
- Создание единого информационного обмена между всеми подсистемами
- Многопользовательский режим функционирования системы
- Возможность сохранения максимального количества данных при сбоях
Гибкость и развитие
- Возможность дальнейшей доработки и модернизации продукта
- Обучение пользователей работе с системой
- Наличие описания работы основных функций
- Удобный графический интерфейс программного продукта
Контроль и защита
- Запрет изменения данных прошлых периодов (с информированием пользователей о причине запрета)
- Ведение журнал операций
- Согласованность системы с рабочим календарём
Отчетность и настройка
- Наличие универсального механизма (отчета) отображения данных системы, с возможностью настройки пользователем структуры формируемого отчета
- Удовлетворение основных запросов по администрированию продукта: настройка прав и доступов пользователей; настройка маршрутов согласования; возможность назначения «заместителей»; возможность просмотра статистики работы в системе
- Возможность прикрепления внешних файлов к объектам системы
Работа с документами
- Возможность создания документов как новый документ или с автозаполнением при привязке к документу-основанию
- Настройка механизмов согласования объектов системы
- Возможность печати списков всех справочников, документов, отчетов и их выгрузка в файлы общепринятых форматов (doc, xls, pdf)
- Наличие оповещений пользователей при наступлении событий по электронной почте и в самой системе

Достигнутые результаты и метрики успеха

Бюджетирование
- Формирование лимитов по движению денежных средств
- Функциональность балансировки внутригрупповых расчетов
- Сценарный анализ
Казначейство
- Реализован гибкий механизм управления ликвидностью холдинга
- Расширен функционал хранения и анализа согласованных данных по платежной позиции
- Реализовано несколько моделей распределения денежных потоков по дням использования
- Формирование аналитических панелей с выгрузкой отчетности в разрезе БЕ в единый файл (книгу)
- Проработаны интеграционные решения с информационными системами холдинга