119602, г. Москва, Муниципальный округ Тропарёво-Никулино,
ул. Тропарёвская, д. 4, стр. 1, помещение 6А/2
Генеральный директор
Илья Шихов
Кейс подготовили
ООО «УРБАН КОФИКС РАША» (Cofix Russia) — это юридическое лицо развивающее в России международную сеть кофеен «Cofix», основанную в Израиле. Компания работает с 2016 года и известна концепцией фиксированных цен на кофе и еду входя в топ-10 крупнейших сетей кофеен в РФ с более чем 270 точками.
Cofix — международный бренд кофеен фиксированных цен; сеть развивается в России с 2016 года и представлена в ряде крупных городов. (Cofix Global).
Cofix — международный бренд кофеен фиксированных цен; сеть развивается в России с 2016 года и представлена в ряде крупных городов. (Cofix Global).
В рамках стабилизации регламентированной отчетности в 2019 году руководство компании приняло решение перейти на новую информационную систему на базе «1С:ERP 8».
-
Основные цели проектаОбеспечить корректное ведение регламентированного учета в 1С: ERP и вывести закрытие месяца в управляемый, воспроизводимый процесс — с сопоставимыми остатками, корректными взаиморасчетами и расчетом себестоимости без системных ошибок.
Ключевые задачи, выполненные в ходе проекта:
-
Подготовка и перенос данных (старт перехода)
-
Нормализация НСИ и устранение проблем качества данных
-
Настройка финансового учета и корректность отражения операций
-
Интеграции и загрузки (операционная устойчивость)
-
Стабилизация закрытия месяца и расчет себестоимости
Выявленные и управляемые риски
Ниже — ключевые риски, которые фактически проявились в ходе работ, и меры, которые позволили удержать проект в управляемых рамках.
-
Некорректные остатки и отрицательные количества/суммы после переносаМассовые отрицательные остатки в товарных разделах и расхождения между ОСВ и регистрами, необходимость глубокого анализа причин (вплоть до сотен строк ошибок). -
Некорректные взаиморасчеты и «развернутое сальдо» из-за ошибок аналитик/дублейРасхождения по взаиморасчетам, незачтенные авансы, ошибки в регистровой модели сроков долга, дубли договоров/контрагентов. -
Срыв сроков закрытия периода из-за высокой трудоемкости корректировокБольшой объем ручной диагностики и потенциальных правок, необходимость согласований с бухгалтерией по подходу устранения причин. -
Операционные сбои из-за несовместимости интеграций/загрузок при переходеОшибки и нестабильность при загрузке банковских данных и обменах/интеграциях, а также необходимость адаптации под фактические источники данных.
Ключевые методы управления рисками
Закрытие периода
Вынесли закрытие периода в тестовую базу для безопасной отладки и повторяемости результата
План закрытия
Подготовили план закрытия и поэтапно устранили первопричины (качество ввода, аналитики, корректность документов)
Разработка интеграционных механизмов
Разработаны и протестированы интеграционные механизмы
Сверка ОСВ и регистров товарного учета
Провели сверки ОСВ и регистров товарного учета, фиксировали расхождения и закрывали их корректирующими документами
Инструкции пользователям
Оформили инструкции по корректному вводу документов корректировок, чтобы исключить повторение ошибок
Сверка взаиморасчетов и ввод начальных остатков
- Выполнили сверку взаиморасчетов в разрезе договоров и документов расчетов на дату ввода остатков
- Проанализировали результаты обработки восстановления расчетов и устранили выявленные ошибки
- Привели в порядок ввод начальных остатков по расчетным счетам и выполнили целевое/групповое перепроведение документов
Отчеты по срокам задолженности (AR)
Настроили и проверили отчеты по срокам задолженности (AR) для контрольной аналитики
Решение организационных вопросов
Зафиксировали незакрытые вопросы и организовали совместное решение с ключевыми пользователями, чтобы закрытие месяца было завершено без накопления технического долга
Решение и стратегия успешной реализации
- Архитектура решения
- Целевая учетная система: 1С: ERP (основной контур регламентированного и управленческого учета после перехода)
- Источник переноса: 1С: Бухгалтерия предприятия 3 (источник остатков/оборотов и первичных данных на этапе миграции)
- Контуры среды: продуктивная база ERP + тестовая база ERP для отработки закрытия и корректировок без риска для продуктивных данных
- Подсистема «Перенос данных и обмен»
- Доработка обработок переноса оборотов/остатков из БП 3 в ERP
- Настройка правил обмена, в том числе правила переноса отдельных реквизитов (например, категорий договоров) и исключение нежелательного замещения аналитик
- Контрольный анализ результатов переноса по ключевым счетам и аналитикам
- Подсистема «Регламентированный учет и закрытие месяца»
- Диагностика ошибок расчета себестоимости и стабилизация закрытия января 2020
- Выравнивание товарного учета и устранение отрицательных остатков (в т.ч. по основным складским/материальным счетам)
- Корректность регламентных процедур (РБП, амортизация ОС), обеспечение закрытия месяца в рабочей базе
- Подсистема «Взаиморасчеты и дебиторско-кредиторская задолженность»
- Сверка и корректировка начальных остатков по взаиморасчетам в разрезе договоров и документов расчетов
- Устранение проблем развернутого сальдо и незачтенных авансов, корректировка регистров сроков долга и контрольная отчетность
- Подсистема «Банк и платежные операции»
- Анализ и исправление ошибок заполнения платежных документов, отладка загрузки банковской выписки по образцу
- Доработки для корректного заполнения аналитик (включая банковские реквизиты) и повышения устойчивости процесса банковских операций
- Интеграции и загрузки из внешних систем
- Доработка интеграции с iiko (включая загрузку/сопоставление партнеров, настройки сопоставления, отдельные обработки загрузки)
- Создание обработок для загрузки отдельных данных/первички (в т.ч. из УПД/из БП в ERP — по перечню задач источника)
Достигнутые результаты и метрики успеха
В результате проекта Заказчик получил работоспособный контур учета в 1С:ERP с выстроенной технологией переноса и стабилизации данных, а также с понятным набором контрольных процедур для закрытия периода.
-
Процесс перехода на ERPПеренос остатков и оборотов, настройка правил обмена и контроль результатов в рамках сопровождения -
Закрытие месяцаВыстроен управляемый процесс закрытия января 2020 с предварительной отработкой в тестовой базе и корректным завершением в рабочей базе -
Товарный учетУстранены отрицательные остатки и расхождения ОСВ/регистров; согласован и применен корректный способ исправлений, подготовлены правила корректного ввода документов -
ВзаиморасчетыНормализованы взаиморасчеты по ключевым счетам, устранены причины развернутого сальдо, отработаны механизмы зачета авансов и контроля задолженности -
Операционные загрузки и платежиПовышена устойчивость банковских операций (загрузка выписок, заполнение платежек), выполнены точечные доработки и проверки для стабильной работы -
ИнтеграцииАдаптированы загрузки и интеграционные сценарии (в т.ч. с iiko) для корректного отражения операций и снижения доли ручных исправлений
Итоговый эффект: Не «разовое исправление», а выведение процесса закрытия в контролируемую технологию: диагностика → план действий → исправления данных/аналитик → перепроведение → контроль ОСВ и регистров → закрытие.
Уникальность проекта
Формат работ
Проект выполнялся в режиме сопровождения, но по факту включал критически важные проектные задачи миграции и «вывода учета в нормативное состояние»
Основная сложность
Основная сложность была не в «установке ERP», а в качестве данных и последствиях миграции: массовые отрицательные остатки, расхождения ОСВ/регистров, взаиморасчеты и незачтенные авансы
Системный подход команды
Команда закрыла проблему системно: через тестовую отработку, поэтапный план закрытия, согласование методики исправлений, контрольные сверки и документирование правил ввода — то есть сформировала основу для устойчивой дальнейшей эксплуатации ERP
Проект выполнялся в режиме сопровождения, но по факту включал критически важные проектные задачи миграции и «вывода учета в нормативное состояние»
Основная сложность
Основная сложность была не в «установке ERP», а в качестве данных и последствиях миграции: массовые отрицательные остатки, расхождения ОСВ/регистров, взаиморасчеты и незачтенные авансы
Системный подход команды
Команда закрыла проблему системно: через тестовую отработку, поэтапный план закрытия, согласование методики исправлений, контрольные сверки и документирование правил ввода — то есть сформировала основу для устойчивой дальнейшей эксплуатации ERP
Ответственность до конца
Доводим систему до запуска и результата.
Мы управляем внедрением как проектом — с прогнозируемыми этапами, прозрачными процессами и гарантией результата.
Консультация
Почему компании выбирают Райс
Прозрачные процессы
Этапы и сроки понятны всем участникам.
Минимум рисков
Внедрение предсказуемое и под контролем.