119602, г. Москва, Муниципальный округ Тропарёво-Никулино, ул. Тропарёвская, д. 4, стр. 1, помещение 6А/2

Главная
→
Исследования
→
Использование ИИ в бэк-офисе

ИИ вместо стопки бумаг: автоматизация бэк‑офиса сегодня

Использование ИИ
в бэк-офисе

Постановка задачи

Главная задача — автоматизировать процессы сканирования, распознавания и ввода данных из первичных бухгалтерских документов, минимизировать ручной труд, сократить время обработки и снизить количество ошибок.
Для устранения ручного труда в бухгалтерии был использован ИИ в 1С: Управление холдингом при сканировании актов.

Проблемы ручного сканирования и ввода данных

Традиционная обработка бумажных документов отнимает у бухгалтеров массу времени и чревата ошибками:

Сканирование «лист за листом»

На обработку пачки из 50 счетов-фактур уходит целый день
Ручной ввод реквизитов

Бухгалтер перепечатывает номер, дату, сумму, ИНН контрагента из бумажного акта или счёта
Риск ошибок

«Замыленный глаз» к концу дня может пропустить цифру или добавить лишнюю, что ведёт к ошибкам в учёте и претензиям налоговиков
Дублирование данных

Сначала скан сохраняется на компьютер, потом файл прикрепляется к документу в учётной системе
Дубль актов

Файлы, содержащие сканы двух актов в одном PDF
Статусная модель

Проект акта в Системе находится не в статусе "На подписи у руководства"
Плохое качество

Документы с плохим качеством изображения
Поиск документов

Бумажные оригиналы теряются, сканы хранятся в разных папках без единой структуры

Как работает система: от скана до архива с ИИ

Действие сотрудника:
Сканирует подписанный акт в специальную сервисную папку

Действия ИИ-агента:

Сравнение изображений

Ghostscript выполняет первичное сравнение визуальных данных отсканированного документа

Полнотекстовое сравнение

Tesseract OCR проводит детальное распознавание и сравнение текстового содержимого файлов

Контроль реквизитов

Tesseract OCR проверяет совпадения: номер, дата, ИНН, контрагент, договор с найденным актом

Автоматическое прикрепление

При совпадении регламентное задание прикрепляет скан к проекту акта в 1С и изменяет статус

Контроль качества

При выявлении нераспознанных документов, отправляется уведомление на почту всем заинтересованным пользователям

Ключевые сложности и их решение

Наш путь к автоматизации не обошелся без препятствий, но каждая сложность дала толчок к эффективным решениям.

Технические сложности

Изначально низкое качество распознавания Paddle OCR было решено заменой на более мощный Tesseract
Проблема с ПО для конвертации Poppler была устранена переходом на Ghostscript
Организационные сложности

Жесткий контроль и особые требования службы безопасности и центра автоматизации бизнес-процессов: логирование, доступы, резервное копирование, ограничения по доступу к МФУ
Мониторинг качества

Использован инструмент/подход Метрики ROUGE/BLEU/BERTScore, ручная проверка
Назначение - оценка качества итоговых текстов

Выводы и заключение

Опытная эксплуатация доказала работоспособность и выявила точки роста.

Главный итог

Мы не просто автоматизировали процесс — мы создали, протестировали и внедрили в промышленную эксплуатацию целостное ИИ-решение, интегрированное с 1С
Доказанная ценность

Решение работает и уже сейчас приносит измеримый эффект, освобождая время сотрудников от рутины
Масштабируемость

Готовая модель для автоматизации других документов: договоры, заявки
Промышленное внедрение

Целостное ИИ-решение успешно интегрировано с 1С и работает в продакшене